Automatización del proceso interno de cobros B2B — desde la emisión de la factura hasta el pago, sin depender del email como herramienta de gestión
Se factura mensualmente a empresas clientes por servicios prestados. Los montos son variables según consumo del período.
Cobranzas, Comercial, Finanzas y Gerencia participan en el proceso de cobro. Cada uno desde su rol, sin visibilidad de lo que hacen los demás.
Desde que se emite la factura, todo el seguimiento interno ocurre por correo. El email se convirtió en el "sistema" de cobros — con todos los problemas que eso implica.
Cada mes el monto difiere según el consumo del cliente. Eso genera preguntas, verificaciones y más emails internos por cada factura.
El ruido no lo genera el cliente externo. Lo genera el propio equipo al gestionar los cobros por email. Desde el momento en que se emite una factura, cada paso del proceso — verificar si se envió, hacer seguimiento, escalar si no pagaron, preguntar el desglose, confirmar el pago — se hace enviando un correo a alguien.
Con decenas de facturas activas en distintos estados, las bandejas de entrada de Cobranzas, Comercial y Finanzas se llenan de hilos entrelazados. Nadie tiene visibilidad real del estado de los cobros sin leer todos esos emails.
Cada factura mensual sigue este recorrido — con o sin sistema. La diferencia es quién lleva el control.
El flujo interno real — desde que se emite la factura:
Se registra en algún Excel o sistema contable. Se envía por email al cliente. ¿Quién confirma que llegó? ¿Hay acuse de recibo? Nadie lo sabe a menos que alguien revise.
Cobranzas envía un recordatorio por email al cliente. ¿Ya se había enviado antes? ¿Quién lo envió? Hay que buscar en el historial del inbox.
Email interno: "Oye, ¿sabes algo del cliente X? Llevan 5 días sin pagar". Comercial responde: "Tienen una duda sobre el monto de este mes". Nuevo hilo, sin referencia a la factura. Cobranzas no sabe qué duda tiene el cliente.
Otro email: "¿Pueden enviarme el detalle del consumo de cliente X en mayo?" Tercer hilo separado. Finanzas no sabe por qué se pide ni cuál es la urgencia. La respuesta tarda 2 días.
"¿Cómo vamos con los cobros de este mes?" Alguien tiene que revisar 4 bandejas de entrada distintas para armar la respuesta. Esa revisión se repite cada semana y tarda horas.
Todos los emails relacionados a esa factura se capturan automáticamente. El estado es visible para todos los departamentos en tiempo real. Gerencia abre el panel y ve el consolidado — sin preguntar a nadie.
Una capa de inteligencia que se conecta al correo interno y convierte automáticamente cada email relacionado a un cobro en un registro estructurado. Los equipos siguen trabajando como siempre — pero ahora cada acción queda registrada, cada factura tiene su expediente completo y el estado es visible para todos sin tener que preguntar.
Simula las cuentas internas de cada departamento: cobranzas@, finanzas@, comercial@, gerencia@. En producción se conecta al servidor de correo existente vía IMAP.
Lee el email, lo clasifica, lo conecta a la factura correcta, actualiza estados, dispara alertas. Todo automático.
Extrae datos de emails en texto libre: número de factura, monto, cliente, intención del mensaje, acción requerida. También resume hilos completos.
Base de datos central. Clientes, facturas, pagos, tickets, hilos de email. Todo relacionado y consultable.
Dashboard, aging report, gestión de tickets, analytics. Cada rol ve lo que necesita. Sin acceso a los emails crudos.
Cobranzas ve sus cuentas. Gerencia ve el consolidado. Comercial ve solo sus clientes. Cada uno con su acceso.
Polling IMAP cada 5 min en todas las cuentas departamentales → deduplicación por Message-ID → detecta si es email externo (cliente) o interno (entre departamentos) → encola para clasificación.
Para cada email: extrae número de factura, monto mencionado, nombre del cliente, intención (PAGO_CONFIRMADO / DISPUTA_MONTO / SOLICITUD_DESGLOSE / PROMESA_PAGO / SIN_FONDOS / INTERNO) → vincula al registro de factura correspondiente en la DB.
Detecta emails internos (entre departamentos) via headers In-Reply-To + dominio → agrupa en un ticket vinculado a la factura → identifica departamento responsable actual → cada nuevo mensaje actualiza el ticket. Este flow es el núcleo del sistema.
Cuando llega un nuevo mensaje al hilo → Gemini lee el hilo completo → genera: estado actual en una oración, acción pendiente, departamento responsable, riesgo de no cobro → actualiza el ticket. Gerencia ve el resumen, no los 15 emails.
Email de confirmación de pago (del cliente o del banco) → extrae monto y referencia → cruza con factura pendiente → marca como PAGADA o PAGO_PARCIAL → detecta si hay diferencia entre monto facturado y monto pagado.
Trigger cada hora → facturas vencidas sin gestión activa en +24h → tickets sin respuesta en +4h / +24h / +48h → clientes con más de 2 facturas pendientes → alerta al responsable correcto según reglas de escalación configurables.
Status facturas: EMITIDA → ENVIADA → VENCIDA → EN_GESTION → PAGADA / PAGO_PARCIAL / INCOBRABLE
Status tickets: ABIERTO → EN_GESTION → ESPERANDO_CLIENTE → ESPERANDO_INFO → RESUELTO / ESCALADO
El aging report (reporte de antigüedad) es el corazón del sistema. Muestra cuánto dinero está pendiente de cobro y hace cuánto tiempo lleva sin pagarse. Es lo que gerencia necesita ver cada mañana.
| Cliente | Al corriente | 1–30 días | 31–60 días | 61–90 días | +90 días | Total | Riesgo IA |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Empresa A | Q 45,000 | — | — | — | — | Q 45,000 | BAJO |
| Empresa B | Q 12,000 | Q 8,500 | — | — | — | Q 20,500 | MEDIO |
| Empresa C | — | — | Q 32,000 | Q 15,000 | — | Q 47,000 | ALTO |
| Empresa D | — | — | — | — | Q 28,000 | Q 28,000 | CRÍTICO |
El riesgo IA lo calcula Gemini basado en el historial de pagos del cliente, el contenido de los hilos de email y cuántos días lleva sin respuesta.
El entorno de prueba simula ambos canales: emails externos del cliente y emails internos entre departamentos.
Si está alineado con lo que necesitan, el siguiente paso es crear la estructura del proyecto, el docker-compose, los 6 flows de n8n, el modelo de datos y el MCP — todo en la misma sesión.